Geral

Economia que beneficia o bolso, o meio ambiente e proporciona mais agilidade aos processos públicos internos, trazendo mais comodidade, também, a quem utiliza. Esses resultados positivos têm sido obtidos pela administração municipal desde maio deste ano, período em que o sistema de assinatura digital de documentos entrou em vigor. 
O avanço consiste na substituição da impressão de registros e assinaturas de forma física pelo mesmo documento de forma digital, que é assinado pelos responsáveis por meio de uma senha individualizada e armazenado em ambiente virtual. “A iniciativa é da atual gestão, coordenada pela Secretaria de Administração e Governança e conta com a participação das demais secretarias, que com apoio da T.I. (Técnica de Informática), fazem os ajustes nos processos e promovem as mudanças para uma implantação segura, sem que as entregas sejam interrompidas”, explica o secretário de Administração e Governança, César Conz, acrescentando que a novidade surgiu da necessidade de adequar os processos públicos ao que o mercado já utiliza.
“Na medida em que substituímos o trâmite de papel com assinatura física pela assinatura digital, melhoramos muito a agilidade dos processos internos uma vez que, com o papel físico, era necessário transitar o documento pelas secretarias envolvidas para recolher as assinaturas dos responsáveis. Em alguns casos, são necessárias três assinaturas em um único documento. Agora, a geração do documento já entra no sistema preparado e fica disponível para assinatura digital dos responsáveis imediatamente, sem necessidade de transitar fisicamente pela prefeitura, seguindo um roteiro pré-definido”, esclarece o secretário da pasta, destacando que após a assinatura do responsável, o registro segue o fluxo virtual para o próximo departamento, o que reflete em um ganho de tempo e proporciona segurança quanto a possíveis extravios. 
“Outra grande vantagem, é que com a migração do sistema de gestão da prefeitura para a ‘nuvem’, feita ainda em 2022, é possível assinar os documentos de qualquer lugar com acesso à internet, ou seja, caso um secretário esteja em viagem, ele pode assinar de onde estiver”, comemora Conz. 
A economia medida com essa prática também traz razões para celebrar. Conforme dados disponibilizados pela prefeitura municipal, diariamente quase 400 folhas deixaram de ser utilizadas e estima-se que, em um ano, pelo menos R$ 3.696 sejam economizados. Economia que é maior se considerarmos as impressões feitas em equipamentos locados, totalizando R$ 7.392. “Desde o dia 19 de maio até 10 de agosto, foram realizadas 12 mil assinaturas digitais. Vale ressaltar que o teste iniciou no início de 2022, com a implantação de assinatura digital em portarias e algumas atividades de protocolo. Em maio deste ano, ampliamos para empenhos, solicitações de compra e ordens de compra”, lembra o secretário. 
Apesar de considerar que o método está em fase de ajustes, o chefe da pasta avalia de forma muito positiva essa mudança e, por isso, revela que mais novidades estão previstas: “Nos próximos dias estaremos implementando assinatura digital em contrato com fornecedores e até o fim do ano, todo o processo de compras terá trâmite e assinatura digital, que inclui, declaração de despesas, termos de referência, orçamentos, entre outros. 
Em breve, também adotaremos o sistema de memorando online, onde todo o protocolo interno e/ou solicitações poderão ser feitas de forma virtual. Para a comunidade, já está disponível, desde 2022, o protocolo online, no qual o cidadão pode solicitar diversos serviços da prefeitura pelo site, sem precisar se deslocar até a sede”, enaltece Conz.
A importância da relação entre economia financeira e ganho ambiental, proporcionada pela assinatura digital, também é motivo de orgulho para o prefeito municipal, César Ulian, que defende que essa transição tem sido uma tendência crescente em empresas e instituições. “A nossa administração considera a busca por práticas inovadoras fundamentais para a gestão pública. A implantação desse sistema representa a redução do uso do recurso, além da oportunidade de reavaliar nossos processos internos. Armazenar informações eletronicamente, além de reduzir a necessidade de papel, também economiza espaço físico, simplifica a busca por documentos, otimiza processos e diminui os custos associados à impressão, qualificando o tempo para o atendimento de outras demandas na prefeitura. Com este projeto todos ganham e este é nosso objetivo sempre”, conclui Ulian.